Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

Az adatkezelő a DYNEX Kft. (székhely: 1238 Budapest, Hősök tere 37.; cégjegyzékszám: 01-09-439155; adószám: 32722510-2-43; e-mail: support@dynex.hu), az aiszamla online számlázó (a továbbiakban: Szolgáltatás) üzemeltetője. Adatkezelésünk megfelel az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR) és az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (Infotv.).

A Szolgáltatásban az ügyfeleink által kiállított és befogadott számlákon szereplő partneradatokat (vevők, szállítók) nem saját célra, hanem az ügyfél megbízásából, adatfeldolgozóként kezeljük – erre az ÁSZF 13. pontja (adatfeldolgozási szerződés) vonatkozik; ezeknél az adatoknál az adatkezelő az ügyfelünk.

2. Milyen adatokat kezelünk

Regisztráció és fiók: cégnév, adószám, székhely, a kapcsolattartó neve, e-mail-címe, telefonszáma (nem kötelező), a jelszó kivonata (a jelszót magát nem tároljuk), a lefoglalt számlacím, az elfogadott ÁSZF verziója, a hírlevél-hozzájárulás. A regisztrációkor az adószám alapján a NAV nyilvános adózói adataiból (név, székhely) kitöltjük a cégadatokat.

Csapattagok: a meghívott felhasználók neve, e-mail-címe és szerepköre (pl. adminisztrátor, könyvelő).

Belépés és napló: a belépési munkamenet, az IP-cím és a böngésző azonosítója; a tevékenységnapló (ki, mikor, milyen műveletet végzett – pl. számla kiállítása, beállítás módosítása), amelyet a számlázó programokra vonatkozó jogszabály (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet) is előír.

Előfizetés és fizetés: a választott csomag, az előfizetés állapota, a Stripe-ügyfélazonosító. A bankkártya adatait kizárólag a Stripe kezeli, mi nem látjuk és nem tároljuk őket. Az előfizetési díjról kiállított számláink adatait a számviteli törvény szerint őrizzük.

NAV-kapcsolat: a cég NAV Online Számla technikai felhasználójának adatai és kulcsai – titkosítva tároljuk, és kizárólag a NAV-adatszolgáltatásra használjuk.

Számlázási adatok (adatfeldolgozóként): a kiállított és befogadott számlák, díjbekérők, szállítólevelek adatai, a partnerek neve, címe, adószáma, e-mail-címe; a kiküldött számlalevelek kézbesítési és megnyitási eseményei (időpont, a megnyitáskor a címzett IP-címe és böngészője); a cég számlacímére érkező levelek és csatolmányaik.

Ügyfélszolgálat és AI-asszisztens: a beszélgetések szövege és a feltöltött dokumentumok.

API: az API-kulcsok kivonata (a kulcsot magát nem tároljuk) és a használat időpontja.

3. Céljai és jogalapjai

A Szolgáltatás nyújtása (fiók, számlázás, NAV-adatszolgáltatás, levélküldés és -fogadás, előfizetés, ügyfélszolgálat) – jogalap: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)).

Jogszabályi kötelezettség – a saját díjszámláink kiállítása, NAV-adatszolgáltatása és megőrzése (2007. évi CXXVII. tv. (Áfa tv.), 2000. évi C. tv. (Sztv.)), a számlázó program naplózási kötelezettsége (23/2014. NGM rendelet) – jogalap: GDPR 6. cikk (1) c).

Biztonság, visszaélések megelőzése (IP-cím, belépési kísérletek, lekérdezési korlátok) – jogalap: jogos érdek (6. cikk (1) f)).

Hírlevél – jogalap: hozzájárulás (6. cikk (1) a)), amely bármikor, indoklás nélkül visszavonható.

4. Mesterséges intelligencia

Az AI-asszisztens (kérdések megválaszolása, számla-piszkozat készítése szövegből vagy dokumentumból) és a bejövő számlaképek kiolvasása az Anthropic PBC Claude modelljével működik: a kérdés, illetve a dokumentum tartalma ehhez az Anthropic szerveréhez kerül. Az Anthropic az üzleti (API) felhasználás feltételei szerint az így kapott adatokat nem használja modellek tanítására. Az AI eredménye javaslat: számlát csak a felhasználó állít ki, a kiolvasott adatokat a felhasználó ellenőrzi. Automatizált döntéshozatal (GDPR 22. cikk) nem történik.

5. Meddig őrizzük

Fiók- és számlázási adatok: a szerződés fennállása alatt, majd a megszűnést követő 30 nap (export) után töröljük – kivéve, amit jogszabály ennél tovább ír elő.

Saját díjszámláink: a számviteli törvény szerint 8 évig.

IP-címek és böngészőazonosítók (napló, levélmegnyitás, regisztráció): 90 nap után automatikusan töröljük. A lejárt belépési munkameneteket naponta töröljük.

Tevékenységnapló: a fiók megszűnéséig.

Hírlevél: a hozzájárulás visszavonásáig.

6. Adatfeldolgozók és címzettek

Az adatokat nem adjuk el, és marketingcélra nem adjuk át. A Szolgáltatás nyújtásához az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe:

Vercel Inc. (USA) – tárhely, a Szolgáltatás futtatása (európai, frankfurti szerverrégióban).

Neon Inc. (USA) – adatbázis, frankfurti (EU) adatközpontban.

Stripe Payments Europe Ltd. (Írország) – bankkártyás fizetés, az előfizetési díjak beszedése.

Resend (Plus Five Five, Inc.) (USA) – a számlalevelek és rendszerlevelek küldése, a számlacímre érkező levelek fogadása, a kézbesítés és megnyitás jelzése.

Anthropic PBC (USA) – mesterséges intelligencia (AI-asszisztens, számlakép-kiolvasás).

Címzett jogszabály alapján: a Nemzeti Adó- és Vámhivatal – a kiállított számlák adatait az Áfa tv. szerint a NAV Online Számla rendszerébe továbbítjuk (magánszemély vevő nevét és címét a jogszabály szerint nem).

7. Nemzetközi adattovábbítás

Az USA-beli adatfeldolgozókhoz történő adattovábbítást az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework), illetve az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC) biztosítják.

8. Sütik

A weboldal csak a működéshez elengedhetetlen sütit használ: a belépett állapotot tároló munkamenet-sütit („aisz_session”). Analitikai vagy marketing-sütit nem helyezünk el. A bankkártyás fizetés a Stripe oldalán történik, amely saját, a fizetés biztonságához szükséges sütiket használ.

9. Adatbiztonság

Az adatokat titkosított kapcsolaton (TLS) továbbítjuk; a NAV-kulcsokat és más titkokat titkosítva, a jelszavakat és API-kulcsokat csak kivonatként tároljuk. A hozzáférés szerepkörökhöz kötött, a kiállított számlák utólag nem módosíthatók, a fontos műveleteket naplózzuk.

10. Az érintett jogai

Jogod van a hozzáféréshez, a helyesbítéshez, a törléshez, az adatkezelés korlátozásához, az adathordozhatósághoz, a tiltakozáshoz és a hozzájárulás visszavonásához. Kéréseidet a support@dynex.hu címen jelezheted; legkésőbb 30 napon belül válaszolunk. Ha az adatot ügyfelünk megbízásából, adatfeldolgozóként kezeljük (pl. egy számlán vevőként szerepelsz), a kérésedet továbbítjuk az adatkezelő ügyfélnek, illetve hozzá fordulhatsz.

11. Panasz

Ha úgy ítéled meg, hogy adatkezelésünk jogsértő, panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., ugyfelszolgalat@naih.hu), illetve bírósághoz fordulhatsz. További adatok: Impresszum.